Corporate Governance
Durch die Einhaltung der Regelungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 18. Juni 2009 stärkt MLP fortlaufend das Vertrauen der Aktionäre, Kunden und Arbeitnehmer sowie der übrigen Interessengruppen in die Unternehmensführung.
Verantwortungsbewusstes, auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtetes Management hat für uns einen hohen Stellenwert. Vorstand und Aufsichtsrat stehen dafür ein, dass MLP seine Corporate Governance konzernweit fortlaufend überprüft und weiterentwickelt.
Führungs- und Kontrollstruktur
Als Leitungsorgan einer Aktiengesellschaft führt der Vorstand die Geschäfte und ist im Rahmen der aktienrechtlichen Vorschriften an das Interesse und die geschäftspolitischen Grundsätze des Unternehmens gebunden. Die Kompetenzen und Pflichten des Vorstands sind im Aktiengesetz, in der Satzung der MLP AG sowie in einer Geschäftsordnung und dem Geschäftsverteilungsplan des Vorstands geregelt.
Die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Entscheidungen des Vorstands werden grundsätzlich in Vorstandssitzungen getroffen, die regelmäßig stattfinden und vom Vorstandsvorsitzenden einberufen werden. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst und entsprechend protokolliert.
Mitglieder des Vorstands sind die Herren Dr. Uwe Schroeder-Wildberg (Vorstandsvorsitzender), Gerhard Frieg, Ralf Schmid und Muhyddin Suleiman.
Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand. Die Kompetenzen und Pflichten des Aufsichtsrats ergeben sich aus dem Aktiengesetz, der Satzung der MLP AG und einer Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat.
Beschlüsse des Aufsichtsrats werden in Sitzungen gefasst. Diese werden in der Regel durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats einberufen. Der Aufsichtsrat tagt in ordentlichen Sitzungen und in außerordentlichen Sitzungen, an denen die Mitglieder des Aufsichtsrats in der Regel alle persönlich teilnehmen. Bei besonders wichtigen oder eilbedürftigen Projekten wird der Aufsichtsrat zwischen den regelmäßigen Sitzungen informiert. Soweit erforderlich erfolgt die Beschlussfassung auch im Wege von Umlaufbeschlüssen oder fernmündlich. Die Beschlüsse des Aufsichtsrats bedürfen der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Aufsichtsratsvorsitzenden den Ausschlag. Über die Sitzungen wird eine Niederschrift angefertigt.
Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus sechs Mitgliedern, nämlich vier von der Hauptversammlung gewählte Vertreter der Anteilseigner sowie zwei von den Arbeitnehmern gewählte Arbeitnehmervertreter. Dem Aufsichtsrat gehören derzeit die Herren Dr. Peter Lütke-Bornefeld, Dr. h.c. Manfred Lautenschläger, Dr. Claus-Michael Dill, Hans Maret und Norbert Kohler sowie Frau Maria Bähr an.
In Abwesenheit des Vorstands überprüfte der Aufsichtsrat im Jahr 2009 auch die Effizienz seiner eigenen Tätigkeit. Gegenstand der Effizienzprüfung waren insbesondere die Verfahrensabläufe im Aufsichtsrat, der Informationsfluss zwischen den Ausschüssen und dem Aufsichtsratsplenum sowie die rechtzeitige und inhaltlich ausreichende Berichterstattung des Vorstands an den Aufsichtsrat. Im Rahmen einer intensiven und zielführenden Diskussion wurden weitere Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz erörtert.
Der Aufsichtsrat der MLP AG hat Ausschüsse gebildet, um die Effektivität seiner Arbeit zu steigern. Der Personalausschuss bereitet die Beschlussfassungen über Personalangelegenheiten der Vorstandsmitglieder mit der Gesellschaft vor. Der Bilanzprüfungsausschuss befasst sich mit der Überprüfung der Rechnungslegungsprozesse, des Risikomanagements sowie des Revisionssystems und der Unabhängigkeit der Abschlussprüfer. Gleiches gilt für die Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer sowie für die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und Honorarvereinbarungen. Zudem berät der Ausschuss den Jahresabschluss, den Konzernabschluss sowie die Lageberichte der MLP AG und des MLP-Konzerns und spricht gegenüber dem Aufsichtsrat eine Empfehlung zur Beschlussfassung aus. Der Aufsichtsrat hat einen Nominierungsausschuss gebildet, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist und dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge der Aufsichtsratsmitglieder an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vorschlägt. Mitglieder der drei vorgenannten Ausschüsse sind die Herren Dr. Peter Lütke-Bornefeld, Dr. h.c. Manfred Lautenschläger, Dr. Claus-Michael Dill und Hans Maret.
Vorstand und Aufsichtsrat der MLP AG befassten sich auch 2009 intensiv mit dem Deutschen Corporate Governance Kodex und weiteren gesetzlichen Neuregelungen, die für die Arbeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse von Bedeutung gewesen sind. Die am 18. Juni 2009 beschlossenen Änderungen des Kodex und insbesondere auch die im Jahr 2009 in Kraft getretenen Änderungen durch das Gesetz zur Angemessenheit der Vorstandsvergütung (VorstAG) und das Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz, BilMoG) waren Gegenstand intensiver Diskussionen im Aufsichtsrat. Dabei wurden die Änderungen analysiert und entsprechende Anpassungen in den internen Regularien und den Arbeitsabläufen des Aufsichtsrats vorgenommen.
Der Aufsichtsrat verfügt nach seiner Einschätzung über eine angemessene Anzahl an Mitgliedern, die in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zur Gesellschaft oder zu Mitgliedern des Vorstands stehen, die einen Interessenkonflikt begründen könnte. Der Aufsichtsrat erörterte die nach dem Deutschen Corporate Governance Kodex erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen im Hinblick auf die Rechnungslegung sowie interne Kontrollverfahren, die an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses gestellt werden. Der Vorsitzende des Bilanzprüfungsausschusses der MLP AG erfüllt die Anforderungen in vollem Umfang. Soweit der Kodex Empfehlungen hinsichtlich der Wahl des Aufsichtsrats der Gesellschaft ausspricht, ist diesen mit Blick auf die Aufsichtsratswahl im Geschäftsjahr 2008 entsprochen worden. Dies bedeutet insbesondere, dass die Wahlen zum Aufsichtsrat in Einzelwahl stattgefunden haben und der Vorschlag für den Aufsichtsratsvorsitzenden den Aktionären vor der Hauptversammlung bekannt gegeben wurde. Diese Anforderungen sollen auch bei zukünftigen Wahlen zum Aufsichtsrat eingehalten werden.
Weitere Angaben zu der Tätigkeit des Aufsichtsrats können dem Bericht des Aufsichtsrats entnommen werden.
Die Grundlage für eine transparente und verantwortungsvolle Unternehmensführung bildet ein intensiver Dialog zwischen Vorstand und Aufsichtsrat. Der Vorstand der MLP AG unterrichtet den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über die Lage des Konzerns einschließlich der Risikosituation, über das Risikomanagement und über Compliance. Bei besonders wichtigen oder eilbedürftigen Projekten wird der Aufsichtsrat zwischen den regelmäßigen Sitzungen informiert. Außerdem treffen sich der Aufsichtsratsvorsitzende und der Vorstand zu regelmäßigen Gesprächen, in denen Einzelthemen erörtert werden. Der Aufsichtsratsvorsitzende unterrichtet die übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats umfassend über die Inhalte seiner Gespräche mit dem Vorstand. Der Aufsichtsrat diskutierte mit dem Vorstand die Unternehmensplanung und die strategische Weiterentwicklung des Konzerns.
Wesentliche Rechtsgeschäfte des Vorstands bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Eine vom Aufsichtsrat erlassene Geschäftsordnung regelt die Geschäftsverteilung, die Zustimmungsvorbehalte und seine Zusammenarbeit mit dem Vorstand. Weitere Einzelheiten über das Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat sind im Bericht des Aufsichtsrats enthalten.